CIRCULAR EXTERNA No. 0004 de 2018

Estrategias Contractuales S.A.S.

NIT: 900.792.505 -1

Marzo 26 de 2018

Por medio de la cual se reforma la política de tratamiento de datos personales de Estrategias Contractuales S.A.S.

El suscrito Representante Legal de la sociedad comercial Estrategias Contractuales S.A.S., en uso de las facultades estatutarias que le fueron conferidas, y  

CONSIDERANDO 

Que la sociedad por acciones simplificada Estrategias Contractuales S.A.S., es de naturaleza comercial y tiene por fin, el desarrollo del Objeto Social establecido en los Estatutos de constitución. 

Que son funciones del representante legal de conformidad con los numerales 3 y 9 del artículo 42 estatutario las siguientes

“3) Autorizar con su firma todos los documentos públicos o privados que deban otorgarse en desarrollo de las actividades sociales o en interés de la sociedad.”

“9) Cumplir o hacer que se cumplan oportunamente todos los requisitos o exigencias legales que se relacionen con el funcionamiento y actividades de la sociedad.”

Que los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, establece como deberes a los responsables y encargados del tratamiento de datos, respectivamente, los siguientes:

Artículo 17 literal k

“ Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos”

Artículo 18 literal f

“ Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;”

ESTABLECE

ARTÍCULO 1. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información: ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S., Sociedad Comercial de tipo Sociedad por Acciones Simplificadas, es una empresa de servicios de asesorías, consultorías y capacitaciones en asuntos jurídicos corporativos.

Conmutador: +57 (4) 412 75 18

Centro de Contacto: +57 (4) 412 75 18

Correo electrónico: info@estrategiascontractuales.com

ARTÍCULO 2. Finalidades y tratamiento al cual serán sometidos los datos personales: Los datos personales que ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

2.1. En relación con la naturaleza y las funciones propias de estrategias contractuales s.a.s.:

El Tratamiento de los datos se realizará con la finalidad operar como prestador de servicios de asesorías y consultorías en Contratación Pública, facilitando a nuestros clientes la participación en este tipo de procesos, a fin de garantizar una mejor gestión que aumente las oportunidades de negocio con el Estado Colombiano a nuestros clientes.

2.2. En relación con el funcionamiento de Estrategias Contractuales S.A.S.

2.2.1. Recurso humano: El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. (incluye, entre otros, empleados, exempleados, practicantes y aspirantes a cargos).

2.2.2. Proveedores y contratistas de ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S.: El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. requiera para su funcionamiento.

2.2.3. Seguridad en instalaciones de ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S.: El Tratamiento de datos se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas vinculadas, de los servicios los bienes e instalaciones de ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. y para garantizar la efectiva prestación

ARTÍCULO 3. DERECHOS DE LOS TITULARES: Son derechos de los titulares de los datos

3.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

3.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. como responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

3.3. Ser informado por ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. como responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.

3.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

3.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política.

3.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 4. Datos sensibles: El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S., relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

ARTÍCULO 5. Datos de menores de edad: El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

ARTÍCULO 6. Autorización del titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

ARTÍCULO 7. Casos en que no se requiere la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

7.1. Información requerida por ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. en ejercicio de sus funciones referentes al desarrollo de su objeto social, legales o por orden judicial.

7.2. Datos de naturaleza pública.

7.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

7.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

7.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ARTÍCULO 8. Atención de peticiones, consultas y reclamos: Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

PBX: (+57) (4) 412 75 18

Centro de Contacto: (+57) (4) 412 75 18

De lunes a viernes en el horario de atención al público (8:00 AM a 5:00 PM)

Correo electrónico: info@estrategiascontractuales.com

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva de ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. encargada del Tratamiento.

ARTÍCULO 9. Procedimiento para ejercer los derechos: Para el ejercicio de sus derechos, los titulares de los datos deberán seguir los siguientes procedimientos, según sea el caso:

9.1. Consultas: Las consultas se deberán presentar a través de los canales dispuestos y se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

9.2. Reclamos: Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de este organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S., a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

9.2.1. Nombre e identificación del Titular o causahabiente

9.2.2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

9.2.3. La actuación que se solicita

9.2.4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

9.2.5. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite

9.3. En caso de que ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

9.4. Si el reclamo resulta incompleto, ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

9.5. Una vez recibido el reclamo completo, ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 10. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y periodo de vigencia de las bases de datos: La presente política rige a partir de su expedición y deroga la política de tratamiento de datos personales del 8 de febrero de 2016. Las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el artículo 2 de la misma.

Publíquese y cúmplase

Medellín - Colombia, 09 de octubre de 2019